“Vind jij ook niet dat …. ?”
“Als jij toezichthouder was, wat zou jij dan hierover zeggen?”
Twee vragen van een collega tijdens de Raad van Toezicht vergadering die ik gisteren voorzat.
We hadden een uitgebreide discussie over de begroting en de onderbouwing daarvan. Met die onderbouwing zat het overigens wel snor. En de sfeer was ook goed.
Toch was de eerste vraag niet zo productief.
De vraag was voor de bestuurder.
En die ging er niet concreet op in. Hij begon een hele uitleg.
Hij kon niet zoveel met die vraag.
De tweede vraag hielp wel. Het hielp om een brug te bouwen.
Tussen het perspectief van de bestuurder en die van de toezichthouder.
De juist vraag stellen in de boardroom is een kunst.
En niet zo eenvoudig.
Invloed uitoefenen door vragen stellen
Luisteren en (door)vragen behoren tot de kerncompetenties van de CFO.
Het is een belangrijke vaardigheid.
Om zicht te krijgen op wat ècht speelt.
En dan gaat het niet alleen om datgene wat zichtbaar is: de bovenstroom.
Denk daarbij aan de kwartaalrapportage, de organisatiestructuur en informatiesystemen.
Het gaat ook om wat niet tastbaar is: de onderstroom.
Het gaat dan bijvoorbeeld om niet uitgesproken overtuigingen, waarden en cultuurelementen.
Zaken waar lang niet altijd over wordt gesproken.
Maar die zeer bepalend zijn of voorgenomen activiteiten tot resultaat komen.
Eigenlijk is het raar dat reguliere opleidingen nauwelijks aandacht besteden aan het stellen van de juiste vragen.
Want je kunt met het stellen van vragen alle kanten op.
Je kunt de sfeer verpesten.
Je gesprekspartner in het harnas jagen.
De vergadering vertragen.
De boel op scherp zetten.
En ook:
Een doorbraak forceren.
Een vastgelopen discussie op gang brengen.
De stemming kantelen van negatief naar positief.
Het onderling begrip en respect vergroten.
De kunst van het stellen van de juiste vraag in de boardroom
Waarom dan niet meer aandacht besteden aan het stellen van de juiste vraag?
Het besef ontbreekt vaak dat het stellen van de juiste vraag heel veel waarde heeft.
En doorbraken kan forceren.
Waardoor de effectiviteit van een vergadering toeneemt.
En een beter resultaat oplevert.
In kortere tijd.
Als dat bewustzijn doorbreekt neemt ook de bereidheid toe te investeren.
In de kunst van het stellen van de juiste vragen.
In coachingsgesprekken krijg ik vaak de vraag:
“Hoe bereik ik een doorbraak?”
Bijna altijd ligt de oplossing in het stellen van vragen.
Als ik dan voorbeelden van vragen geef moet ik ze vaak herhalen.
Omdat de coachee ze letterlijk opschrijft.
Nagenoeg altijd helpt het stellen van deze vragen de coachee om beweging te creëren.
En na verloop van tijd kunnen ze het zelf.
De juiste vraag stellen.
Waar gaat het fout?
Op vier fronten:
- Vertrouwen winnen
- Positie van de ander helder krijgen
- De ander meenemen in jouw standpunt
- Tot overeenstemming komen
Samenwerken in de boardroom kent vier fasen.
In ieder van die fasen kan er iets misgaan.
Vertrouwen winnen
In een zakelijke context komt dit vaak voor: de commissaris of bestuurder komt direct ter zake.
Dat lijkt efficiënt, maar het is bijna nooit effectief.
Als je wil dat het gesprek iets oplevert, dan moet er vertrouwen zijn.
En dat bouw je op door eerst te investeren in de relatie.
Vertrouwen win je door naar de ander te vragen.
Hoe gaat het met je?
Wat heb je in het weekend gedaan?
Welgemeend en met interesse. Zodat je een volgende keer er op terug kan komen.
Positie van de ander helder krijgen
Als het vertrouwen er is en je wilt iets voor elkaar krijgen dan is een veelgemaakte fout het direct brengen van de boodschap.
Direct zenden is maar zelden effectief.
En leidt vaak tot meer afstand en irritatie.
Wat helpt dan wel?
Vragen naar de positie van de ander.
Vragen als:
‘Wat wil je hiermee bereiken?’
‘Waarom is dit belangrijk voor jou?’
En hierop door te vragen.
Pas als dit helder is heeft het zin om door te gaan naar de volgende fase in het gesprek.
De ander meenemen in jouw standpunt
Je kunt in deze fase jouw verhaal vertellen, waarbij je gebruik maakt van wat je intussen weet van de ander.
Maar ook hier is de valkuil dat je alleen maar zendt.
Geef de ander ruimte om vragen te stellen.
Ter verheldering.
Stel bijvoorbeeld vragen als:
‘Welke vragen heb je hierover?’
‘Wat is er nog niet duidelijk?’
Let er daarbij op dat het open vragen zijn.
Tot overeenstemming komen
De standpunten en belangen van beide partijen zijn nu helder.
De volgende stap is dan overeen te komen.
Bijvoorbeeld door een compromis te sluiten.
Zaken tegen elkaar uit te ruilen.
Hier is de valkuil dat je gaat doordrukken.
Je voorkomt een impasse door ook in deze fase vragen te stellen.
Vragen als:
‘Wat bedoel je precies met ….?’
‘Wie of wat met name?’
‘Hoe is dit een probleem voor je?’
‘Wat levert dat op?'
‘Wat is het effect?’
Daarmee houd je de dialoog op gang.
De juiste vraag stellen in de boardroom
Het stellen van de juiste vraag in de boardroom levert nog meer inzicht op in het belang en de voor- en nadelen van beide partijen.
Het is heel makkelijk en soms verleidelijk de hiervoor genoemde fasen en vragen te negeren.
De kans op conflicten en onvrede neemt dan wel toe.
Juist in de dynamiek van de boardroom maakt het stellen van de juiste vraag het verschil.
Zeker in situaties waarin het spannend dreigt te worden.
En partijen het spel op het scherpst van de snede spelen.
Wil je ook de juiste vraag stellen en je invloed vergroten?
Wil je als CFO je beinvloedingskracht vergroten? Door de kunst van het vragenstellen onder de knie te krijgen? En door meer grip op de onderstroom te krijgen?
Binnen het High Impact CFO jaarprogramma van CFO College is een hele module gewijd aan boardroomdynamiek en alles wat daarbij komt kijken.
Interessant? Wil je weten hoe dit jou kan helpen?
Vraag dan een gratis strategiesessie van 30 minuten aan via de button hieronder:
