Afgelopen vrijdag was het jaarlijks social event van een netwerk waar ik lid van ben.
De organisatoren hadden ook een educatief element bedacht: een etiquettetraining gegeven door een echte butler. Nu weet ik wel iets van etiquette. Dat komt namelijk zo.
In januari 1983 mocht ik opkomen voor mijn dienstplicht in de Jan van Schaffelaerkazerne in Ermelo. Ik ging daar naartoe voor de basis militaire vorming. Koud was dat in een tentje in het bos. De eerste zaterdag vierde ik daar mijn 21e verjaardag. Er was overigens niet veel te vieren, want dat weekend mochten we niet naar huis. En verbleven dus in het bos.
Na twee maanden was ik daar vanaf. Toen kwam de kans voorbij om een opleiding tot vaandrig-voorlichter te volgen. En dat betekende dat ik samen met drie anderen een heel ander opleidingstraject inging met onder andere cursussen journalistiek en fotografie en stages bij de directie voorlichting van de Koninklijke landmacht en de brigadestaf in het toenmalige West-Duitsland. Voordat we uit Ermelo vertrokken moesten we ons melden bij de compagniescommandant. Majoor Hensen was dat. Een vaderlijke man met kort grijs haar. Streng en tegelijk empathisch. Hij vertelde ons dat wij veel in officiersmesses en bij officiële gelegenheden aanwezig zouden zijn. En vond het belangrijk dat wij dan op de hoogte waren van de vormen en gebruiken. Kortom de etiquette.
Probleem was, zo zei hij, dat er geen tijd was om ons daarmee bekend te maken en te oefenen. Maar de majoor had wel een oplossing. Hij overhandigde ons een zelfgeschreven gestencild boekwerkje. Ik heb daar nog veel lol aan gehad. Want alles wat er nodig was om ons te handhaven stond erin. Van hoe je je opwachting maakt bij een hogergeplaatste officier in de mess tot de gebruiken en vormen aan tafel.
Ook na mijn diensttijd heb ik nog veel plezier beleefd aan het boekwerkje van de majoor. Ergens in huis moet het nog liggen in een doos.
Ik moest weer terugdenken aan Majoor Hensen en dat boekje tijdens de workshop van butler Laurens. Hij deed het goed. De stemming was opperbest in ons gezelschap van 20 mannen. Er was al een biertje geschonken, dus zo af en toe werd er een humoristische opmerking geplaatst. Maar onze butler-trainer kon daar mee omgaan. Zijn verhaal vertelde hij inmiddels aan meer dan 10.000 mensen. En met de groepsdynamiek wist hij wel raad. Door ruimte te geven. Af en toe mee te lachen. En dan gewoon weer de draad oppakken en verder gaan met zijn verhaal.
In twee uur kwamen heel wat onderwerpen over tafel. Zo ook de tafelschikking. Daar zijn conventies voor. Volgens butler Laurens zit de gastvrouw meestal dicht bij de keuken en aan het hoofd van de tafel. Haar man zit recht tegenover haar aan de andere kant. De belangrijkste mannelijke gast zit rechts van de gastvrouw en zijn vrouw rechts van de gastheer. De een na belangrijkste heer zit links van de gastvrouw en zijn vrouw zit weer links van de gastheer.
Maar hoe bepaal je nu wie het belangrijkste is? Ook daar had onze butler-trainer een passend antwoord op.
De tafelschikking zegt dus alles over de sociale status van de gasten.
De tafelschikking in de bestuurskamer
Dat doet me denken aan de tafelschikking in bestuurskamer. Wat zegt die over de sociale status van de aanwezigen?
Ik heb het er wel eens over met cursisten wanneer we over boardroomdynamiek spreken. In veel situaties hebben deelnemers in de boardroom een vaste plaats. Zeker als de vergadering steeds in dezelfde ruimte plaats heeft. Je ziet dan ook na verloop van tijd dat er vaste patronen en rituelen ontstaan. Ergens anders gaan zitten is ‘not done’.
Nieuwe deelnemers of gasten moeten het doen met de plaatsen die overblijven of krijgen een plaats aangewezen.
Ik ken een situatie waarin de bestuursvoorzitter op een hogere stoel zit dan de andere deelnemers. Dat doet iets met zijn positie in het systeem. Want de bestuursvoorzitter plaatst zich letterlijk hoger dan de anderen.
Ook ken ik een situatie waarin adviseur een plaats naast de CEO kreeg aangewezen. Dat was functioneel tijdens een sessie waarin de adviseur de voorzittersrol had. Bij vervolgbijeenkomsten nam de adviseur dezelfde plaats in. De CEO was tijdens deze bijeenkomsten echter formeel de voorzitter en de adviseur deelnemer. Toch hadden meerdere deelnemers de indruk dat de adviseur de informeel voorzitter was. En dat de adviseur te veel invloed had op de besluitvorming.
De tafelschikking zegt veel. Als je deze kunt lezen, weet je ook wat jouw plaats is in het systeem. Het kan comfortabel zijn. Want het zorgt voor vertrouwen en zekerheid. Je kunt er ook gebruik van maken door het eens anders te doen. Stel dat je als CFO een belangrijk punt wil maken en collega’s of commissarissen wil overtuigen. Dan kan het bewust plaatsnemen op een andere stoel al heel veel invloed hebben. Natuurlijk moet het verhaal kloppen en zal je over vaardigheden moeten beschikken om te overtuigen. Het innemen van een andere plaats kan echter heel functioneel zijn en het inhoudelijke verhaal anders doen overkomen.
Je plaats in de boardroom innemen vraagt dat je bewust bent van de dynamiek in de bestuurskamer. De tafelschikking is daar maar een aspect van. Het jaarprogramma van CFO College kent een volledige module die aandacht besteedt aan boardroomdynamiek. Daarin leer je over invloed en dynamiek in de boardroom. Over de impact van rationele en niet-rationele processen. Hoe je omgaat met persoonlijkheidskenmerken en met het systeem dat de deelnemers in de boardroom vormen. Je krijgt daarmee inzicht waarom het met de één klikt en met de ander niet. En hoe je de omstandigheden creëert om makkelijker te beïnvloeden en overtuigen. Wil je daar meer over weten? Meld je dan aan voor een gratis strategiesessie.
Na de etiquettetraining van butler Laurens was het tijd voor het diner. We beleefden nog een genoeglijke avond. Ieder nam weer plaats op de stoel waar hij eerder op avond had gezeten toen Laurens ons uitleg gaf over tafelgebruiken. Ik aan het hoofd van mijn tafel.
Wat zegt dit over onze groepsdynamiek en gewoonten? Als je het weet hoor ik het graag.